Lorsqu’on envisage d’organiser un événement d’entreprise tel qu’un séminaire ou conférence, etc., il est toujours important de trouver la salle la plus adaptée. Le choix de cet emplacement ne doit pas être pris à la légère car il déterminera en grande partie le succès de l’événement en question. Cependant, étant donné la multiplicité des offres en matière de salle de conférence, il peut être difficile de trouver le meilleur lieu de réception. Pour vous aider à choisir la salle de réunion idéale pour les événements d’entreprise, nous avons compilé quelques informations clés que vous devez garder à l’esprit lors de votre choix.
Pourquoi louer une salle de séminaire ?
Un séminaire fait partie des occasions susceptibles de remotiver les collaborateurs, mais aussi de casser la routine. Il est donc indispensable de sortir du cadre de travail lorsqu’on organise cet événement professionnel. En d’autres termes, louer une salle de séminaire sur Lyon permet de :
- Éveiller la curiosité de tous les collaborateurs à travers une salle de réunion sortant de l’ordinaire.
- Instaurer une ambiance apaisante, surtout lorsque la réunion vise à faire connaître les difficultés de l’entreprise ou de mauvais résultats.
- Renforcer la cohésion de toutes les équipes de l’entreprise.
- Travailler plus efficacement en utilisant de bons outils.
- Faire des économies, notamment lorsque vous ne disposez pas de votre salle de séminaire.
Comment choisir la meilleure salle de séminaire à Lyon ?
Il n’est pas facile de trouver une salle de séminaire en adéquation avec vos attentes. À ce titre, il est préférable de demander des renseignements auprès d’autres entreprises qui ont déjà organisé le même événement (partenaires, fournisseurs, clients, etc.). Vous pouvez également chercher votre salle de séminaire en ligne. Les critères suivants pourront vous aider à choisir le lieu idéal pour votre événement professionnel.
La situation géographique
Il est évident de vouloir trouver une salle de réunion dans le même endroit où se dérouleront les activités. Vous pouvez étudier ce critère en fonction de l’environnement que vous souhaitez avoir : montagne, jardin, mer, etc. Cela dépend notamment du concept de l’événement. Vous ne devez pas ignorer les contraintes logistiques si la salle se trouve assez loin de votre région. Cela aura également un impact considérable sur le budget.
Si vous envisagez d’organiser le séminaire à l’étranger, il faudra tenir compte des saisons touristiques sur place. Il est plutôt préférable de réserver une salle de séminaire pendant la basse saison, sinon, vous risquerez d’avoir affaire à des prix exorbitants.
Le type d’Établissement
Lyon propose de nombreux endroits pouvant accueillir toutes sortes d’événements. Vous y trouverez une panoplie de salles de séminaire et de conférence. À vous de déterminer quel type d’établissement sera le mieux adapté à la thématique de votre événement. Le plus important est de trouver un endroit disposant de tous les équipements et matériels dont vous avez besoin : écran, projecteur, Wi-Fi, tables, chaises, etc. La salle de séminaire choisie doit également s’accorder avec l’image de marque de votre entreprise.
Si vous misez sur un hôtel, pourquoi ne pas choisir un établissement qui peut à la fois vous proposer une salle de réunion adaptée et des chambres pour héberger les invités ? Cela vous permettra d’alléger vos tâches en matière de logistique et d’organisation.
Les prestations proposées et l’agencement du lieu
Quel que soit le programme que vous souhaitez mettre en œuvre pendant la réunion, il est toujours conseillé de choisir un espace modulable. Vos invités pourront s’installer confortablement selon leur aise. Ils pourront trouver un petit coin pour se détendre pendant les pauses. En ce qui concerne les prestations offertes, il est important de se renseigner si l’établissement fournit un kit de conférence. Celui-ci est composé de bouteilles d’eau et de fournitures de bureau diverses telles qu’un bloc-notes, des stylos, etc. Ainsi, vos collaborateurs n’auront pas à trimballer beaucoup de choses avec eux.