Dans les litiges relatifs à la non-concurrence et aux secrets commerciaux, les preuves clés de la mauvaise conduite de l’employé sont souvent mises en évidence par un examen forensique des appareils et des comptes de l’employé. Ces examens forensiques permettent d’identifier des activités suspectes, comme le fait qu’un employé transfère des informations et des documents vers une adresse électronique personnelle, qu’il accède à de grandes quantités de fichiers de l’entreprise à peu près au moment de sa démission, ou qu’il joigne des clés USB et d’autres appareils externes susceptibles d’être utilisés pour détourner des fichiers de l’entreprise. nda
Cependant, maintenant que de nombreuses entreprises font travailler leurs employés à domicile en réponse à la pandémie de COVID-19, les actions des employés qui étaient généralement considérées comme des « armes fumantes » dans le contexte des litiges relatifs à la non-concurrence et aux secrets commerciaux pourraient maintenant se produire régulièrement dans l’environnement de travail à domicile. Il n’est pas rare d’entendre parler d’employés travaillant à domicile qui ont transféré des documents vers leurs comptes de messagerie personnels pour les imprimer à partir d’une imprimante du bureau à domicile, ou qui ont utilisé un ordinateur personnel ou même celui d’un membre de leur famille pour travailler parce qu’ils avaient des difficultés techniques avec l’ordinateur portable de leur entreprise. En d’autres termes, les employés peuvent désormais avoir plus d’excuses plausibles pour des actions qui seraient normalement source d’inquiétude, ce qui rend difficile pour les employeurs d’évaluer si les informations de l’entreprise sont à risque.
Avec un plus grand pourcentage de la main-d’œuvre travaillant désormais à domicile, les employeurs peuvent avoir besoin de réévaluer leurs politiques et pratiques actuelles et d’en mettre en place de nouvelles pour protéger leurs informations. Voici des conseils pratiques et des considérations que les employeurs ayant une main-d’œuvre à distance doivent garder à l’esprit. en savoir plus
- Si les politiques de l’entreprise en matière de confidentialité et de sécurité des informations ne tiennent pas compte de l’environnement de travail à domicile, révisez-les et mettez-les à jour pour qu’elles le fassent.
- Former les employés à distance sur la confidentialité et les meilleures pratiques pour sécuriser les informations confidentielles. Il peut s’agir de définir des attentes et des limites claires sur ce que les employés peuvent et ne peuvent pas faire lorsqu’ils travaillent à domicile, et de leur rappeler qu’ils ne doivent pas envoyer par courriel des documents de l’entreprise sur leurs comptes de messagerie personnels ou transférer des données hors du réseau de l’entreprise.
- Indiquer aux employés qui contacter et quoi faire en cas de problèmes techniques, afin qu’il leur soit facile de chercher une solution auprès du service informatique avant de recourir à un réseau ou un appareil non sécurisé. Encouragez les employés à distance à faire appel à l’équipe informatique de l’entreprise pour le dépannage, et fournissez un plan sur ce qu’ils doivent faire jusqu’à ce que l’équipe informatique puisse fournir une solution.
- L’Internet à domicile peut ne pas être fiable, ce qui pousse les employés à chercher d’autres espaces de travail avec une connexion Internet plus rapide, mais qui peut ne pas être aussi sécurisée ou privée que leur Internet à domicile. Envisagez de renforcer la politique de remboursement de l’entreprise pour inciter les employés à souscrire à des forfaits internet plus rapides afin qu’il leur soit plus facile de travailler à domicile. Gardez à l’esprit que le remboursement de l’internet et des autres articles de bureau à domicile que les employés utilisent pour effectuer leur travail à domicile peut également être légalement requis par les lois de certains États.
- Lorsque les employés installent leurs postes de travail à domicile, il est raisonnable de s’attendre à un afflux de problèmes et de questions techniques. Envisagez de fournir un plus grand niveau de soutien informatique à mesure que les employés s’acclimatent au travail à domicile, par exemple en élargissant l’équipe informatique de l’entreprise ou en augmentant les heures de disponibilité du service informatique (en gardant à l’esprit les exigences applicables en matière de rémunération des heures supplémentaires qui peuvent survenir).
- Une variété de solutions logicielles peut aider les entreprises à surveiller leurs systèmes et à signaler les activités suspectes, telles que le téléchargement de grandes quantités de données ou l’envoi par courriel de pièces jointes contenant des informations confidentielles.
- Si elles ne sont pas déjà utilisées, les entreprises devraient installer un logiciel de sécurité qui exige une authentification multifactorielle lors de la connexion aux réseaux de l’entreprise. Les entreprises devraient également s’assurer que des normes de sécurité appropriées sont en place, y compris la protection par mot de passe des informations confidentielles et la limitation de l’accès aux secrets commerciaux et aux informations confidentielles aux seuls employés ayant besoin de les connaître.
- Si l’emploi d’un employé à distance prend fin, assurez-vous que des protocoles sont en place pour qu’il puisse facilement retourner les informations et les appareils de l’entreprise, par exemple en lui fournissant des étiquettes d’expédition prépayées et des boîtes. En outre, demandez à l’employé de vous fournir une liste des appareils qu’il a utilisés lorsqu’il travaillait à domicile, de l’usage qu’il en a fait et de l’endroit où se trouvent les informations de l’entreprise. Cela permettra à l’entreprise de garder un œil sur les appareils, les dossiers et les comptes et de savoir ce qu’il faut vérifier en cas de départ d’un employé.
La » nouvelle normalité » créée par COVID-19 signifie que les entreprises doivent être flexibles et s’adapter. Cependant, les ajustements aux nouvelles modalités de travail ne doivent pas se faire au détriment de la sécurité de l’information. Un conseiller juridique peut aider à revoir les politiques, les pratiques et les procédures pour s’assurer qu’elles sont à jour et offrent une protection adéquate.