Étape 1 : Rassemblez vos documents
La première étape consiste à déterminer quels documents sont essentiels et à les retrouver. Cela peut être plus facile à dire qu’à faire. Accordez-vous suffisamment de temps pour mener à bien cette étape, car il se peut que vous ayez à chercher quelques éléments clés.
Si vous avez perdu l’un de vos documents indispensables, vous pouvez généralement en demander un nouveau. Cependant, ce processus peut prendre du temps Donc, quels sont les documents les plus importants à avoir chez soi et à conserver en sécurité en ligne ? Voici une liste facile qui vous aidera à rassembler tout ce dont vous avez besoin :
- Documents personnels et familiaux : Certificats de naissance et papiers d’adoption, cartes de sécurité sociale, pièces d’identité et permis de conduire, passeports ou cartes vertes, documents de naturalisation, testaments de vie, licences de mariage, papiers de divorce, procurations et directives avancées, et certificats de décès
- Documents relatifs aux véhicules : Inscription du véhicule et preuve de propriété, contrats de location et paiements de prêts automobiles
- Documents relatifs au logement : Déclaration d’hypothèque ou actes de fiducie et contrats de location
- Revenu : Bouchons de salaire et prestations gouvernementales (y compris la sécurité sociale, l’aide aux anciens combattants, etc)
- Soins de santé : Carte d’assurance maladie, relevés de compte d’épargne santé et dossiers médicaux récents
- Retraite, épargne : Évaluations professionnelles des biens, relevés de comptes de retraite, relevés de comptes d’investissement et relevés bancaires et de coopératives de crédit
- Dettes et obligations : Versements de prêts étudiants et pensions alimentaires pour enfants
- Impôts : Les déclarations de revenus des trois dernières années, le relevé d’impôt foncier et les relevés d’impôt sur les biens personnels
Étape 2 : choisir une plateforme de stockage en ligne
Stocker vos documents importants en ligne peut sembler une aubaine. Cependant, vous devez faire attention à la façon dont vous choisissez et utilisez une plateforme de stockage en ligne.
Les piratages de données sont de plus en plus fréquents, car les grandes entreprises se prennent la tête et dépassent leurs capacités de stockage sécurisé. En outre, de nombreux sites de stockage de données ne sont tout simplement pas conformes à la loi HIPAA, ce qui signifie que vos informations de santé personnelles pourraient être en danger.
Avec Cake, vous pouvez créer un plan de fin de vie à partager avec la famille, y compris les souhaits funéraires, les testaments et les procurations. La plateforme Cake vous permet également de stocker des documents et des photos essentiels afin que la personne avec qui vous les partagez y ait accès si et quand elle en a besoin.
En plus de sauvegarder vos documents avec une plateforme de stockage de données fiable, nous vous recommandons de conserver la plupart de vos documents sur papier, également. Cela vous permet d’y accéder facilement sans vous soucier de l’accès à Internet et des mots de passe. Vous pouvez les atteindre aussi rapidement que vous en avez besoin. en savoir plus my people doc
Étape 3 : numérisez vos documents et téléchargez-les
Alors, comment faire pour sauvegarder tous ces documents en ligne ? Tout d’abord, il est important d’accepter que le processus de sauvegarde des documents sur un serveur en ligne pourrait être long.
Il peut prendre des heures, et vous pourriez vouloir recruter de l’aide dans le processus. La durée de cette étape dépend du nombre de documents que vous avez et que vous voulez télécharger.
Pour commencer, vous aurez besoin d’un scanner avec un accès à Internet ou une connexion à un ordinateur. Beaucoup de gens ne possèdent plus d’imprimantes et de scanners, et une application de numérisation pour iPhone ne fera probablement pas l’affaire pour ce projet.
Si vous avez beaucoup de pages à numériser et à télécharger, vous pouvez faire appel à un service de numérisation pour le faire à votre place.
Étape 4 : placer les copies dans un conteneur sécurisé
Parvenir à tout organiser numériquement est formidable. Mais vous devez quand même conserver des copies papier d’un grand nombre de vos documents les plus importants. Si vous avez fait des CD de sauvegarde ou des clés USB, vous devrez également les stocker dans un endroit sûr. Que vous choisissiez ou non de louer un coffre-fort, vous devrez également mettre en place un système de stockage à domicile. De nombreux documents devraient être à votre disposition à tout moment, au cas où vous auriez besoin de vous y référer pour obtenir des informations importantes.
Cela inclut les bulletins de salaire, les informations fiscales et les données sur vos biens et vos dettes. En outre, vous ajouterez souvent de nouveaux documents et jetterez les anciens lorsque vous n’en aurez plus besoin.
Étape 5 : Comment remplacer les documents importants
Les accidents arrivent. Les gens déménagent, les choses sont balayées avec les ordures, et parfois la paperasse disparaît tout simplement. Il n’est pas rare de perdre la trace de documents importants comme vos déclarations de revenus, ou même votre certificat de naissance et votre carte de sécurité sociale.
Heureusement, il existe des moyens de remplacer ces documents en les redemandant aux autorités compétentes.
