Qu’importe la taille du projet et que vous soyez embauché en tant que freelance ou en interne, les chefs de projet ont la difficile tâche de lancer un projet, mais aussi de s’assurer que tout se déroule bien et de collaborer avec les membres de l’équipe et le client. Voir cet article sur la matrice raci.
Cela peut effectivement devenir stressant. Mais, si vous planifiez et gérez correctement le projet, les choses ne deviennent pas aussi mouvementées.
Si c’est votre première occasion de gérer un projet, voici comment vous pouvez gérer efficacement un projet du début à la fin.
Planifiez votre projet
Chaque chef de projet vous dira que la réussite de votre projet se résume à la planification. Cela peut demander un certain effort au départ, mais à long terme, avoir un plan de projet clairement défini vous permettra d’économiser du temps, de l’argent et beaucoup de maux de tête une fois le projet lancé.
Pour commencer à créer un plan de projet, concentrez-vous sur les éléments suivants :
- Identifiez votre projet.Pour commencer, vous voulez décomposer le projet en comprenant ce qu’il implique réellement Par exemple, dire à votre équipe que vous voulez construire une maison est très large. Mais, leur dire que vous voulez construire une maison de vacances sur la plage permet de mieux comprendre ce qu’est réellement le projet.
- Définir les buts et les objectifs. Après avoir circonscrit votre projet, il est temps d’établir les buts et les objectifs que vous voulez accomplir. Vos buts sont le » quoi « , comme l’augmentation du nombre de visiteurs sur votre site Web. Vos objectifs sont le « comment ». Si vous voulez augmenter le nombre de visiteurs de votre site Web, vous pourriez l’accomplir en lançant une campagne de marketing de contenu.
- Définir les tâches. Vous devrez définir clairement les tâches à accomplir pour mener à bien le projet. Par exemple, si vous prévoyez de lancer une campagne de marketing de contenu, les principales tâches consisteront à lancer un blog, à embaucher des rédacteurs, à rechercher le contenu que votre public trouve pertinent, et à promouvoir et partager votre contenu.
- Constituez votre équipe. Qui sont les personnes qui vont vous aider sur le projet ? Et, quels sont leurs rôles et responsabilités ? Typiquement, votre équipe devrait inclure le sponsor du projet, des experts pour définir la portée du projet, le chef de projet, l’équipe responsable de travailler sur le projet, et de réaliser qui sont les gens que vous serez en utilisant le projet. Lorsque vous construisez votre équipe, essayez de la garder aussi petite que possible.
- Soyez conscient de tous les tueurs de projet. Y a-t-il des membres de l’équipe ou des distractions qui vous empêcheront de terminer le projet dans les délais ? Si oui, identifiez et traitez ces tueurs de projet afin que le projet puisse se dérouler sans problème.
- Créer un calendrier. Décomposez les tâches en étapes et fixez des échéances sur le moment où vous souhaitez que vos buts et objectifs soient atteints. Le fait de savoir combien de temps il faut pour réaliser chaque étape vous aide à garder le projet sur la bonne voie.
- Obtenir des commentaires. Après avoir obtenu votre plan initial, demandez les commentaires de votre équipe, des parties prenantes et des clients avant de poursuivre.
- Adaptez votre plan en conséquence. Même le plus efficace des plans de projet ne tiendra pas compte des problèmes imprévus qui peuvent survenir. Ayez une certaine flexibilité avec votre plan afin de pouvoir l’ajuster et le planifier en conséquence.
Une fois que vous avez votre plan en place, et que toutes les personnes impliquées sont à bord, écrivez le plan afin qu’il puisse être utilisé comme votre feuille de route au cours du projet.
Maintenir le projet sur la bonne voie
Avoir votre plan de projet clairement défini peut vous aider à vous guider tout au long du projet, mais cela ne signifie pas que vous pouvez complètement négliger le projet et vous attendre à ce qu’il soit terminé sans revoir, réviser et surveiller constamment le projet.
Pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie, veillez à :
- Programmer des intervalles réguliers pour vérifier le projet. Que ce soit tous les deux jours ou une fois par semaine, vous devez vous faire un devoir de prévoir un laps de temps pour examiner l’avancement du projet.
- Soyez flexible. Faites confiance à votre équipe lorsque vous travaillez sur le projet. Même si vous avez une vision et un plan en place, votre équipe sont les experts qui ont les connaissances et l’expérience pour en faire une réalité. S’ils ont des suggestions, gardez l’esprit ouvert et écoutez ce qu’ils disent.
- Communiquez avec votre équipe. Gardez tout le monde dans la boucle et fournissez des mises à jour fréquentes du statut. Mieux encore, programmez des réunions hebdomadaires afin que chacun dispose des mises à jour les plus récentes et puisse aborder les problèmes éventuels. Par exemple, si une date limite a dû être avancée et que votre équipe ne connaît pas cette information, alors comment pouvez-vous espérer qu’elle termine son travail à la nouvelle date limite ?
- S’attaquer aux problèmes avant qu’ils ne surviennent. Préparez-vous à l’avance à tout obstacle afin de pouvoir le gérer avant qu’il ne devienne un problème. Si vous savez que vous avez besoin d’un rédacteur pour composer 3 articles de blog quotidiens, alors assurez-vous d’avoir un rédacteur à bord qui peut gérer la charge de travail.
- Fournir une direction. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de tenir l’équipe informée et de veiller à ce que tout se passe bien. Pour ce faire, vous devez fournir à votre équipe les ressources et les informations appropriées afin qu’elle puisse terminer le projet dans les temps.
Utiliser un logiciel de gestion de projet
Peu importe à quel point votre plan est détaillé et préparé, vous allez forcément rencontrer un certain nombre de contretemps. Heureusement, la technologie a rendu la gestion de tout, des comptes de médias sociaux aux relations avec les clients, plus efficace et plus pratique. Les chefs de projet ont également accès à des logiciels qui leur ont facilité la vie.